Regeling omgaan met (vermoedens van) misstanden en andere (integriteits)incidenten
In iedere organisatie kunnen dingen fout gaan, dus ook bij ons. Job Investment Group wil graag horen als er dingen mis zijn gegaan, ongeacht of het om een kleine of een grote zaak gaat. Met deze regeling willen wij duidelijk maken hoe je misstanden en onregelmatigheden kan melden, wat er met je melding gebeurt, hoe de melder wordt beschermd, en wat de mogelijkheden zijn als je niet tevreden bent over de afhandeling van je melding. Misstanden en onregelmatigheden worden in deze regeling gezamenlijk aangeduid als incidenten. Met incidenten wordt niet gedoeld op operationele zaken, zoals stroomuitval of defecte apparatuur, maar op situaties waarbij –kort gezegd- geschreven of ongeschreven regels door personen niet worden nageleefd.
Het melden van iets dat niet goed gaat of niet goed is gegaan is begrijpelijkerwijs niet altijd makkelijk. Als je er zelf (mede) de oorzaak van bent, kan het lastig zijn dat te moeten melden. Ook wanneer je niet direct zelf bij het incident betrokken bent, kan het moeilijk zijn om het incident intern te melden. Toch is het van groot belang voor zowel Jobinvestment Group als haar medewerkers dat incidenten worden gemeld. Alleen dan kunnen wij passende maatregelen nemen en de schade beperken. Bovendien staat of valt de reputatie van de groep met de mate waarin wij integer handelen. Wij verwachten daarom dat medewerkers incidenten melden. Dat vloeit voort uit goed werknemerschap. Op haar beurt zorgen wij er voor dat zorgvuldig met een melding wordt omgegaan en dat je niet door de melding wordt benadeeld. De vertrouwelijkheid van de melding staat voorop.
In deel 1 van deze Regeling wordt beschreven wie wanneer een (vermoeden van een) incident behoort te melden en hoe en waar je dat doet. We noemen dit de meldprocedure. In deel 2 van deze Regeling wordt ingegaan op de wijze waarop een melding wordt onderzocht. In deel 3 wordt beschreven waartoe het onderzoek kan leiden. Deel 4 gaat over de klachtenprocedure.
Jobinvestment Group verwacht dat elk (vermoeden van) een incident door haar medewerkers wordt gemeld. Dit geldt voor grote en kleine incidenten en voor zowel incidenten waarbij je zelf betrokken bent als voor incidenten waarmee je geen directe betrokkenheid hebt.
Incidenten zijn te onderscheiden in ernstige en minder ernstige incidenten. Incidenten waarbij het maatschappelijk belang in het geding is, worden in deze regeling aangeduid als misstanden. Het gaat hier vaak om ernstige zaken. Met misstanden wordt aangesloten bij de definitie van misstanden in de Wet Huis voor klokkenluiders, waarin misstanden zijn aangeduid als:
‘misstanden waarbij het maatschappelijk belang in het geding is bij de schending van een wettelijk voorschrift, een gevaar voor de volksgezondheid, een gevaar voor de veiligheid van personen, een gevaar voor de aantasting van het milieu, een gevaar voor het goed functioneren van de openbare dienst of een onderneming als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten’.Bij onregelmatigheden is het maatschappelijk belang van de organisatie niet in het geding, maar is er wel sprake van een overtreding van interne of externe wetten, regels of basiswaarden.
Iedereen kan melding maken van (een vermoeden van) een incident. Niet alleen personen die werkzaamheden voor ons uitvoeren of hebben uitgevoerd, maar ook personen die nimmer voor ons hebben gewerkt, kunnen incidenten melden. Naast reguliere medewerkers kunnen ook bijvoorbeeld zzp’ers, stagiaires en personen van andere organisaties een melding doen.
Als een medewerker twijfelt over het doen van een melding kan hij advies inwinnen bij een van de vertrouwenspersonen van Jobinvestment Group. De vertrouwenspersonen gaan vertrouwelijk om met de informatie die zij krijgen en ondernemen geen actie zonder voorafgaande toestemming van degene van wie zij die informatie hebben gekregen. Eventueel kan een medewerker de vertrouwenspersoon vragen een melding te doen namens of samen met hem. Een medewerker kan ook de afdeling advies van het Huis voor klokkenluiders verzoeken om informatie, advies en ondersteuning over het melden van (een vermoeden van) een misstand (zie https://huisvoorklokkenluiders.nl).
Een melding kan zowel schriftelijk als mondeling worden gedaan. Een melding kan bij de leidinggevende of bij de Compliance en integriteit (C&I) officer worden gedaan. Als een melding wordt gedaan bij een leidinggevende dan geeft deze de melding zo snel mogelijk door aan C&I. Vervolgens beoordeelt C&I de ontvankelijkheid van de melding.
Desgewenst kan, al dan niet via een derde, anoniem gemeld worden. Een onderzoek naar een melding wordt echter wel bemoeilijkt wanneer de melder niet bekend is bij C&I. Een verzoek om eventueel additionele onderbouwing van de melding is immers niet mogelijk bij een anonieme melding. Een melding via een tussenpersoon heeft de voorkeur boven een anonieme melding, aangezien Jobinvestment Group aan de tussenpersoon kan verzoeken om nadere informatie die voor de behandeling van de melding van belang is. Afhankelijk van de aard en het motief van de melding zal C&I besluiten of opvolging wordt gegeven aan een anonieme melding. Belangrijk is dat de anonieme melding voldoende concreet en ernstig is om gericht nader onderzoek in te kunnen stellen.
In beginsel worden incidenten intern gemeld. Jobinvestment Group is immers de eerstverantwoordelijke voor het oplossen van incidenten. Maar dit betekent niet dat incidenten niet (ook) extern gemeld mogen worden. Zo kan een melder een externe melding doen van een misstand bij de afdeling onderzoek van het Huis voor klokkenluiders, een toezichthouder zoals de Milieu-inspectie of de politie. Redenen om direct extern te melden kunnen zijn dat sprake is van acuut gevaar, dat in redelijkheid van de melder niet kan worden gevraagd dat de interne meldprocedure wordt doorlopen, gevreesd kan worden voor tegenmaatregelen in verband met het doen van een interne melding, of dat sprake is van een duidelijke dreiging van verduistering of vernietiging van bewijsmateriaal.
Een melder wordt beschermd tegen benadeling als gevolg van zijn melding. De melder die te goeder trouw en naar behoren heeft gehandeld, wordt niet in zijn of haar positie benadeeld vanwege de melding. Een medewerker is te goeder trouw als het vermoeden van een incident is gebaseerd op redelijke gronden. De melder hoeft het incident niet te kunnen bewijzen, maar hij moet dit wel enigszins kunnen onderbouwen. Het vermoeden van een incident moet voldoende concreet zijn en gebaseerd op eigen waarneming of documenten. Verhalen van horen zeggen zijn in beginsel niet voldoende.
Onder benadeling wordt onder meer verstaan:
- ontslag, anders dan op eigen verzoek;
- het niet verlengen of het tussentijds beëindigen van een tijdelijk dienstverband;
- het treffen van een disciplinaire maatregel;
- het onthouden van salarisverhoging;
- overplaatsing tegen de zin van de medewerker;
- het weigeren van een promotie;
- demotie;
- pesten;
- het afwijzen van een verlofaanvraag.
Mocht Jobinvestment Group wel richting de melder binnen afzienbare tijd na het doen van een melding overgaan tot het nemen van een benadelende maatregel, dan wordt gemotiveerd waarom deze maatregel nodig wordt geacht en dat deze geen verband houdt met het te goeder trouw en naar behoren melden van een vermoeden van een incident.
Het voorgaande betekent niet dat een melder die zelf verwijtbaar gedrag heeft vertoond niet bestraft kan worden. Wel kan het vroegtijdig melden van een incident die (mede) is veroorzaakt door de melder zelf reden zijn voor matiging van een eventuele maatregel. Over het algemeen is bestraffing van onjuist gedrag niet als eerste aan de orde. Van groter belang is dat onderzocht wordt of er iets is misgegaan, wat de gevolgen daarvan (kunnen) zijn, en dat nieuwe incidenten worden voorkomen.
Een melder die te kwader trouw is, wordt niet beschermd. Het gaat dan om een bewust valse of leugenachtige melding, bijvoorbeeld met het doel om een ander te beschadigen. In dat geval is er geen reden de melder te beschermen. Tegen de melder kunnen maatregelen worden getroffen.
Opdrachtgever voor een regulier onderzoek is de leidinggevende / directeur die verantwoordelijk is voor de afdeling waar het vermeende incident zich heeft voorgedaan. C&I en de opdrachtgever bepalen in overleg of een onderzoek moet worden uitgevoerd en of de bestuurder op de hoogte dient te worden gebracht van het onderzoek.
Indien het een mogelijke misstand betreft dient de Bestuurder opdrachtgever te zijn.
Indien het een mogelijk incident betreft waarbij een directielid of de Bestuurder bij betrokken zijn, dan dient de opdrachtgever de Bestuurder van LPC Groep te zijn.
Daarnaast kan C&I zelfstandig optreden als opdrachtgever, bijvoorbeeld wanneer het een gering incident betreft of als het onduidelijk is waar het incident is ontstaan. Als C&I opdrachtgever is en het een ernstig incident betreft, overlegt C&I met het voor juridische zaken verantwoordelijke directielid of de Bestuurder.
C&I streeft er naar om de kring van personen die betrokken zijn bij de melding klein te houden.
Als een melding niet gebaseerd is op redelijke gronden of wanneer op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een (vermoeden van) een incident wordt geen onderzoek ingesteld.
Wanneer de integriteit van één of meer medewerkers in het geding is wordt een bijzonder (voor)onderzoek uitgevoerd.
In dat geval hebben de onderzoekers meer bevoegdheden dan bij een regulier onderzoek. Zo mogen zij camerabeelden bekijken of de e-mailbox van een medewerker inzien. De Regeling bijzonder onderzoek bevat de nodige waarborgen waarmee de privacybelangen van de medewerkers worden beschermd. De Bestuurder of het directielid dat verantwoordelijk is voor de afdeling waar het incident is geconstateerd, geeft de opdracht voor zo’n bijzonder (voor)onderzoek. Eventueel kan C&I ook zelfstandig opdracht geven voor een bijzonder (voor)onderzoek.
Als C&I een redelijk vermoeden heeft dat de Bestuurder en/of een directielid bij het vermoede incident betrokken is/zijn, dan meldt C&I dat onverwijld bij de Bestuurder van de LPC Groep. De voorzitter van de LPC Groep beslist, in overleg met C&I, of nader onderzoek nodig is.
Als wordt besloten een onderzoek te starten, dan wordt dit door C&I opgedragen aan een of meerdere onderzoekers die onafhankelijk en onpartijdig zijn. Een onderzoek wordt in elk geval niet uitgevoerd door personen die mogelijk betrokken zijn bij het (mogelijke) incident. De onderzoekers kunnen, afhankelijk van de aard van het onderzoek, naast C&I, ook medewerkers zijn van andere afdelingen, of externe onderzoekers.
C&I informeert de melder welke opvolging er aan zijn melding wordt gegeven. Als dat in het belang van de vertrouwelijkheid van het onderzoek noodzakelijk is worden geen details over de (wijze van) opvolging gegeven.
C&I zorgt, conform de bestaande procedures, dat aan (wettelijke) meldplichten die op de organisatie rusten, zoals het melden van bepaalde incidenten aan de ECB of het melden van een datalek in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens aan de Autoriteit Persoonsgegevens, wordt voldaan.
De onderzoekers informeren de perso(o)n(en) op wie een melding betrekking heeft daarover, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang hierdoor kan worden geschaad. De bij een (mogelijk) incident betrokken perso(o)n(en) worden door de onderzoekers gehoord. De onderzoekers passen steeds hoor en wederhoor toe. De onderzoekers kunnen binnen de organisatie alle documenten inzien en opvragen die zij voor het doen van het onderzoek redelijkerwijs nodig achten. De onderzoekers zorgen er voor dat de doorlooptijd van een onderzoek zo kort mogelijk is. Zij informeren de betrokkene(n) regelmatig over de voortgang van het onderzoek. De onderzoekers leggen hun bevindingen voor aan de bij een (mogelijk) incident betrokken perso(o)n(en). Deze perso(o)n(en) kunnen alleen de door de onderzoekers vastgestelde feiten en omstandigheden ter discussie stellen, niet de bevindingen.
De onderzoekers rapporteren hun bevindingen aan C&I. C&I informeert de melder, de opdrachtgever, de betrokken directeur(en), de directie en andere betrokkene(n) over de uitkomsten van het onderzoek. Deze rapportage kan onder meer achteraf plaatsvinden aan de hand van de kwartaalrapportage van C&I. Aan de directie worden in elk geval de volledige onderzoeksbevindingen gerapporteerd in die gevallen waarin de directie eerder is geïnformeerd over de melding en de onderzoeksopdracht.
C&I en alle andere betrokkenen bij een melding gaan vertrouwelijk en uiterst zorgvuldig met de informatie over een melding om. C&I draagt er zorg voor dat de informatie over de melding zodanig wordt bewaard dat deze fysiek en digitaal alleen toegankelijk is voor diegenen die bij de behandeling van deze melding betrokken zijn. Iedereen die op grond van deze regeling betrokken is bij een onderzoek is verplicht tot geheimhouding van de identiteit van de melder. De identiteit van de melder wordt niet bekend gemaakt zonder uitdrukkelijke schriftelijke instemming van de melder.
Op kwartaalbasis rapporteert C&I geanonimiseerd over het aantal en de aard van de gemelde incidenten en de afhandeling daarvan aan de directie en de Bestuurder van de LPC Groep. Jobinvestment Group maakt geanonimiseerd melding van incidenten in haar jaarverslag aan de LPC Groep.
Wanneer het onderzoek is afgerond en daarover is gerapporteerd wordt een inhoudelijk standpunt ingenomen met betrekking tot het gemelde incident. De melder wordt daarover schriftelijk geïnformeerd. Daarbij wordt aangegeven tot welke vervolgstappen de melding heeft geleid. Degene die opdracht heeft gegeven voor een onderzoek neemt, in overleg met C&I, een inhoudelijk standpunt in en bepaalt welke vervolgstappen vereist zijn. Een inhoudelijk standpunt wordt in beginsel binnen 6 weken na afronding van het onderzoek ingenomen.
Wanneer de melder of een andere betrokkene het niet eens is met de wijze van uitvoering van het onderzoek, de bevindingen van het onderzoek, of de op basis daarvan genomen maatregelen, dan kan hij een klacht indienen bij de klachtencommissie. De melder en andere betrokkenen kunnen ook een klacht indienen bij de klachtencommissie tegen de beslissing om geen onderzoek in te stellen naar de melding. Ook wanneer de melder meent dat de rechtsbescherming die deze Regeling beoogt te bieden niet wordt geboden kan hij een klacht indienen bij de klachtencommissie. De klachtencommissie beoordeelt of de klacht ontvankelijk is, en zij adviseert de directie en Bestuurders over de gegrondheid van de klacht en over eventueel te nemen maatregelen.
Deze Regeling treedt in werking per 1-9-2022.
Voor vragen over deze Regeling of het doen van meldingen kan contact worden opgenomen met de Compliance Officer, Lotte van Alphen.
Deze regeling is goedgekeurd door de directie van Job Invest op 1 januari 2023.
Kevin van Kempen, Operationeel Directeur
Ralph van Iersel, Commercieel Directeur